Comment faire de la journée annuelle des collaborateurs un levier pour la transformation de l’entreprise ? (1er épisode, 2017)

Le besoin initial
Cette PME européenne, distributeur de solutions d’impression au bureau, a engagé une refonte de son modèle historique de vente à distance par téléphone pour intégrer le digital. La transformation implique un effort important de la part des collaborateurs, commerciaux pour la plupart, appelés à apprivoiser les nouveaux circuits de la relation client et plus largement à réinventer leur métier.
En 2017, le plan de transformation est dans une phase pilote. Les chantiers de refonte du business ne mobilisent qu’une petite partie des équipes. L’équipe de direction veut s’appuyer sur la réunion annuelle des 300 collaborateurs pour susciter un élan positif autour du changement avant de passer à l’étape de généralisation.
Le déroulement
Avec le comité de pilotage, nous construisons une journée articulée autour de trois temps forts.

• Le premier est un forum de récits d’expérience entre collaborateurs : pendant une heure, dans une vaste salle, les participants sont invités à rencontrer en petit groupe quelques-uns de leurs collègues impliqués dans les chantiers pilotes. Ces derniers sont invités à démarrer les échanges par un récit personnel du projet dans lequel ils sont engagés et de l’expérience qu’ils en retirent. Les collaborateurs rencontrent qui ils veulent, le temps qu’ils veulent. L’organisation de la séquence leur permet d’entendre trois témoignages dans l’heure.
  Le pari est réussi : cette séquence en forme de ruche produit un formidable effet de diffusion d’enthousiasme. Les témoins sont heureux d’avoir la parole et les mots par lesquels ils partagent leur expérience sont les leurs, simples et sincères. Le récit du changement se transmet ainsi d’une manière nouvelle, « de collègue à collègue ». « Ils en parlent mieux que nous ! », s’écrie un membre de l’équipe de direction.
• Deuxième temps fort de la journée, le témoignage d’un dirigeant d’un leader mondial de l’impression, partenaire industriel de mon client. L’intervention, invitant à une prise de recul sur le marché, fait sensation auprès des participants. Le discours du « grand témoin » renforce celui que le Comité de direction a tenu en début de journée : il affirme à son tour l’ampleur des mutations en cours sur le marché et la nécessité de bouger pour tous les acteurs, y compris pour le géant qu’il représente. De plus sa présence seule démontre la crédibilité du distributeur qu’est mon client dans son secteur. Et son propos appuie dans ce sens en valorisant l’attractivité du modèle singulier de distribution incarné par mon client.
• Le troisième temps fort est un fil rouge musical. Une des forces de mon client est le climat vivant qui règne dans l’entreprise et un goût manifestement répandu d’être et de faire ensemble. Pour rendre visible et amplifier cette énergie joyeuse pendant la journée, nous faisons appel à un groupe de musiciens d’Accents Toniques. Tantôt chanteurs, tantôt entraineurs et chefs de chœur, ils accompagnent la journée jusqu’à un temps de team building musical. Dès le matin, les quatre musiciens nouent une relation vivante avec l’assistance, par un réveil musical en forme de mini concert collectif, sur une musique des Jackson Five. A peine dix minutes après l’ouverture de l’événement, je vois la salle entière se lever, danser et chanter aux premières notes de musique… Par la suite, le quatuor, toujours en scène, entretient cette tonalité rythmée et légère par des interludes chantés entre chaque séquence. L’après-midi, ils prennent la main d’un atelier collectif d’1h30 qui débouche sur un extraordinaire concert pop à 300 et à trois voix. L’énergie est portée à son comble … En relisant après coup cette séquence avec l’équipe de pilotage, nous en sommes fiers à plus d’un titre. Ce qui s’est passé est comme un symbole de la capacité de l’entreprise à apprendre et réaliser ensemble rapidement quelque chose de nouveau. Et surtout nous avons perçu que le plaisir que nous avions nous-même ressenti en vivant ce moment était partagé. Nous sommes assurés d’avoir permis à tous de vivre ensemble un moment exceptionnel.