Le besoin initial
En prenant, un an plus tôt, la tête d’un groupe fondé il y a 20 ans, mon client a lancé un projet de transformation du business model historique. Le projet est porté par les membres de l’équipe de direction et 5 pilotes stratégiques chargés de mener opérationnellement les chantiers de transformation. Mon client souhaite mettre en place avec tous ces acteurs un RDV de travail « autrement » chaque trimestre autour du projet d’entreprise, qui nourrisse et stimule la dynamique collective. Il fait appel à moi pour l’aider à construire et animer la première de ces rencontres.
Le déroulement :
Membres de l’équipe de direction et pilotes sont invités à se retrouver hors des locaux de l’entreprise pour une journée de travail inédite. L’objectif est d’élaborer un plan d’action pour mettre en musique une des priorités stratégiques, la montée en expertise de l’entreprise sur ses métiers. Dans une vaste salle rectangulaire ouverte de plain-pied sur la verdure, nous commençons la journée par une mise en présence: assis en cercle,  chacun tour à tour est invité à noter par écrit puis à dire à voix haute ce qu’il attend de la journée – séquence importante pour libérer la parole entre des personnes qui ne se sont jamais réunies dans ce format et qui n’ont pas les mêmes niveaux hiérarchiques.
Les ateliers du matin sont consacrés à des exercices de projection : qu’est-ce qu’être expert ? Quelle expertise voulons-nous apporter à nos clients à terme ? Il a été demandé aux participants, en amont de la rencontre, de choisir un cas d’expert dans un autre domaine (médecine, bâtiment, assurance…°), et d’en dresser le portrait à partir de leur expérience personnelle. Les portraits d’expert sont d’abord partagés en petit groupe puis mis en commun de façon synthétique devant tous. Des critères émergent de la discussion et sont notés sur un paper board. Après ce temps d’ouverture, l’attention est ramenée au domaine de l’entreprise : quels experts voulons-nous être à l’horizon de notre plan de transformation ? La question est divisée en trois thèmes, traités en mode « world café » : une table = une question = un rapporteur. Toutes les 20 minutes les participants changent de table, prennent connaissance de ce qui s’est dit avant, et l’enrichissent de leurs idées. Une restitution en grand groupe par les rapporteurs permet de donner la vue d’ensemble.
Après la pause déjeuner, nous reformons le cercle dehors sur l’herbe avec un jeu de ballon :  le jeu consiste à faire circuler le ballon de façon aléatoire entre les participants au sein du cercle. Celui qui lance le ballon doit dire en même temps un mot qu’il retient de la matinée. Cette séquence a pour effet de recentrer le groupe sur l’objet de la rencontre et de réactiver l’énergie par un mouvement physique.
Nous rentrons ensuite dans la salle. Pour commencer à construire le plan d’action, je propose au groupe un brainstorming inspiré des « 6 chapeaux de Bono ». Il s’agit d’endosser successivement  6 façons de voir: chapeau blanc pour les faits, les chiffres, les données connues ou inconnues, chapeau noir pour les freins, les risques…, chapeau jaune pour les bénéfices, ce qui nous enchante, les raisons d’espérer, chapeau rouge pour exprimer l’émotion du moment, chapeau vert pour la créativité, le rêve, l’absence de limite, et enfin chapeau bleu pour la réalisation concrète, la mise en œuvre.  La consigne : toutes les idées sont légitimes, toute idée exprimée doit être notée. Debout face à leur paper board, les participants sont rapidement séduits par la liberté et le tonus de ce travail rythmé, qui libère progressivement la pensée créative. Après le chapeau vert, le groupe choisit trois thèmes à travailler en chapeau bleu et se redivise en trois groupes qui travaillent simultanément. Un dernier temps de mise en commun et d’échange permet de regarder les productions de chacun et les questionner.
A l’issue de la journée, nous reformons le cercle. Chacun son tour est invité à dire à voix haute ce qu’il a apprécié et avec quoi il repart.
 
Les bénéfices :
L’expression des participants dans la dernière ronde de parole a mis en évidence trois bénéfices essentiels.

• Tout d’abord une conversation collective s’est déployée pour la première fois au sujet de la stratégie de l’entreprise. De la bouche même du dirigeant, c’est une nouveauté importante, dont il se réjouit, par rapport à la pratique habituelle d’échanges « privilégiés », à deux ou trois, au plus haut niveau de l’entreprise.
• Second bénéfice, le groupe a pris conscience de son rôle dans la dynamique stratégique Alors que l’objectif dela journée était de produire un plan d’action, tous ont perçu que ce travail collectif avait fait d’eux une instance de construction d’idées, d’inspiration et d’impulsion pour le reste de l’entreprise
• Le troisième bénéfice est « l’envie» d’agir et de partager. La plupart des participants disent repartir avec l’envie de partager avec leurs équipes ce qu’ils ont vécu pendant la journée, un cheminement collectif qui déplace et enrichit leur vision de l’entreprise.

 

Le besoin initial
Cette PME européenne, distributeur de solutions d’impression au bureau, a engagé une refonte de son modèle historique de vente à distance par téléphone pour intégrer le digital. La transformation implique un effort important de la part des collaborateurs, commerciaux pour la plupart, appelés à apprivoiser les nouveaux circuits de la relation client et plus largement à réinventer leur métier.
En 2018, an 2 de la transformation, l’entreprise a déjà changé de visage. Les briques essentielles du nouveau modèle mixte de vente à distance digital et téléphone sont en place : plate-forme d’e-commerce, service client réorganisé, offres innovantes exploitant la connectivité des imprimantes, nouvelle identité visuelle. Les objectifs chiffrés sont en passe d’être atteints, voire dépassés - mais pour l’équipe de Direction, c’est encore le début du chemin. La clé de réussite pour les années à venir est d’inventer la bonne manière de relier le digital et l’approche humaine de la relation client, qui fait sa force et son originalité. Mon client souhaite donner le signal que ce travail de création est à la fois dans les mains et au service de tous.
Le déroulement
Pour traduire cette intention, nous concevons l’événement annuel 2018 comme une journée pour les collaborateurs. Il s’agit de leur donner l’envie et les moyens d’agir et d’interagir les uns avec les autres.
Voici quelques-uns des choix de format et de contenu auxquels ce parti pris a conduit :

• Casser les codes en jouant avec l’ordre des séquences.
  Nous changeons les habitudes en déplaçant le traditionnel « point stratégique » de l’équipe de Direction en deuxième partie de journée. C’est donc d’abord par la voix de témoins issus des équipes opérationnelles que les collaborateurs apprennent les nouvelles de la transformation, dans une séquence forum analogue à celle de 2017, placée en début de matinée. Ainsi d’entrée de jeu, les collaborateurs sont mis en situation d’échange. Ceux qui écoutent donnent aux témoins l’occasion de formaliser leur expérience et de mesurer leur propre parcours. Ceux qui témoignent permettent aux autres de faire leur propre chemin de rencontres et d’apprentissage.
• Un grand témoin qui donne aux collaborateurs des outils pour évoluer : 
  En seconde partie de matinée, nous faisons intervenir un consultant formateur spécialiste de la transformation commerciale, sur le thème « vendre à l’ère du numérique ». Avec beaucoup d’humour, il montre les écueils de postures de vente traditionnelles dans l’univers digital, véhiculant avant tout une vision positive du rôle du vendeur, « augmenté » mais non pas annulé par le digital. Son discours est reçu comme une nourriture inspirante, donnant à tous de quoi construire une hauteur de vue et un chemin concret de progression dans son métier. « Chaque fois que je serai confrontée à une difficulté avec un client, je pourrai me référer à ce que j’ai entendu aujourd’hui », me dit une participante.
• Les collaborateurs en scène :
  Le « point d’étape stratégique » étant placé après le déjeuner, nous cherchons comment réveiller l’assistance en créant la surprise, quitte encore à casser les codes. L’idée aboutit à confier à une équipe de collaborateurs une saynète illustrant la transformation, qui sera jouée juste avant l’intervention du comité de direction. On leur offre l’aide d’un metteur en scène, avec carte blanche sur le fond et la forme. Résultat : les collaborateurs comédiens présentent un sketch de 5 mn relatant le chemin de l’entreprise, très « décalé » dans la forme mais profondément juste sur le fond. Le succès est total : le rire embrase et relie la salle entière, toute la journée en est marquée.  La démonstration est faite que la parole des collaborateurs compte et qu’elle a, elle aussi, le pouvoir de mettre en mouvement toute l’entreprise.
• Un temps convivial pour terminer
  Pour la clôture, nous changeons encore les habitudes en privilégiant un moment de rencontre libre entre les collaborateurs, à la place du traditionnel mot de la fin du dirigeant. Le mot d’envoi est maintenu dans un format plus court, et ouvre sur une invitation à échanger autour d’un buffet festif, avant le retour. 

Le besoin initial
Cette PME européenne, distributeur de solutions d’impression au bureau, a engagé une refonte de son modèle historique de vente à distance par téléphone pour intégrer le digital. La transformation implique un effort important de la part des collaborateurs, commerciaux pour la plupart, appelés à apprivoiser les nouveaux circuits de la relation client et plus largement à réinventer leur métier.
En 2017, le plan de transformation est dans une phase pilote. Les chantiers de refonte du business ne mobilisent qu’une petite partie des équipes. L’équipe de direction veut s’appuyer sur la réunion annuelle des 300 collaborateurs pour susciter un élan positif autour du changement avant de passer à l’étape de généralisation.
Le déroulement
Avec le comité de pilotage, nous construisons une journée articulée autour de trois temps forts.

• Le premier est un forum de récits d’expérience entre collaborateurs : pendant une heure, dans une vaste salle, les participants sont invités à rencontrer en petit groupe quelques-uns de leurs collègues impliqués dans les chantiers pilotes. Ces derniers sont invités à démarrer les échanges par un récit personnel du projet dans lequel ils sont engagés et de l’expérience qu’ils en retirent. Les collaborateurs rencontrent qui ils veulent, le temps qu’ils veulent. L’organisation de la séquence leur permet d’entendre trois témoignages dans l’heure.
  Le pari est réussi : cette séquence en forme de ruche produit un formidable effet de diffusion d’enthousiasme. Les témoins sont heureux d’avoir la parole et les mots par lesquels ils partagent leur expérience sont les leurs, simples et sincères. Le récit du changement se transmet ainsi d’une manière nouvelle, « de collègue à collègue ». « Ils en parlent mieux que nous ! », s’écrie un membre de l’équipe de direction.
• Deuxième temps fort de la journée, le témoignage d’un dirigeant d’un leader mondial de l’impression, partenaire industriel de mon client. L’intervention, invitant à une prise de recul sur le marché, fait sensation auprès des participants. Le discours du « grand témoin » renforce celui que le Comité de direction a tenu en début de journée : il affirme à son tour l’ampleur des mutations en cours sur le marché et la nécessité de bouger pour tous les acteurs, y compris pour le géant qu’il représente. De plus sa présence seule démontre la crédibilité du distributeur qu’est mon client dans son secteur. Et son propos appuie dans ce sens en valorisant l’attractivité du modèle singulier de distribution incarné par mon client.
• Le troisième temps fort est un fil rouge musical. Une des forces de mon client est le climat vivant qui règne dans l’entreprise et un goût manifestement répandu d’être et de faire ensemble. Pour rendre visible et amplifier cette énergie joyeuse pendant la journée, nous faisons appel à un groupe de musiciens d’Accents Toniques. Tantôt chanteurs, tantôt entraineurs et chefs de chœur, ils accompagnent la journée jusqu’à un temps de team building musical. Dès le matin, les quatre musiciens nouent une relation vivante avec l’assistance, par un réveil musical en forme de mini concert collectif, sur une musique des Jackson Five. A peine dix minutes après l’ouverture de l’événement, je vois la salle entière se lever, danser et chanter aux premières notes de musique… Par la suite, le quatuor, toujours en scène, entretient cette tonalité rythmée et légère par des interludes chantés entre chaque séquence. L’après-midi, ils prennent la main d’un atelier collectif d’1h30 qui débouche sur un extraordinaire concert pop à 300 et à trois voix. L’énergie est portée à son comble … En relisant après coup cette séquence avec l’équipe de pilotage, nous en sommes fiers à plus d’un titre. Ce qui s’est passé est comme un symbole de la capacité de l’entreprise à apprendre et réaliser ensemble rapidement quelque chose de nouveau. Et surtout nous avons perçu que le plaisir que nous avions nous-même ressenti en vivant ce moment était partagé. Nous sommes assurés d’avoir permis à tous de vivre ensemble un moment exceptionnel.